Auf deinem Tisch stapeln sich Dokumente, Briefe, Bücher und verschiedene Stifte. Du bist Minuten lang auf der Suche nach deiner Maus und Tastatur? Das papierlose Büro ist zur Zeit noch eine schöne Vorstellung in deinem Kopf? Wir zeigen dir, wie du in wenigen Minuten Ordnung auf deinen Schreibtisch bekommst.
Es ist nachgewiesen, dass Menschen mit einem aufgeräumten Schreibtisch produktiver und effizienter arbeiten. Es fällt Ihnen leichter, da sie nicht so leicht abgelenkt werden. Zudem können sie sich besser fokussieren, weil es sie keine Mühe kostet, unwichtige Dinge auszublenden. Ein aufgeräumter Schreibtisch bildet daher deine Basis für mehr Effizienz und Produktivität und dies führt wiederum zu mehr Zufriedenheit. Außerdem macht es auch viel mehr Freude, an einem ordentlichen Arbeitsplatz zu sitzen; man fühlt sich dort wohler, als vor einem Berg der Unordnung.
Stück für Stück
Es kann sehr einfach sein, Ordnung in das Chaos zu bringen. Versuche das Gleiche, wie bei deiner Arbeit selbst: Teile nicht deine Aufmerksamkeit auf mehrere Dinge gleichzeitig auf, sondern fokussiere dich auf Teilbereiche. Nimm dir z.B. zuerst die Bücher, die sich bis zur Decke türmen und räume sie in ein Bücherregal oder stell sie auf dem Schreibtsch ordentlich nebeneinander an die Rückwand. Entferne danach sonstige auf der Tischplatte liegenden Gegenstände, soweit wie möglich. Können Sie in Schränke oder Schubladen verstaut werden? Sind alte Dokumente oder Notizzettel darunter, die du in den Papierkorb befördern kannst? Lass so wenig wie möglich auf dem Schreibtisch herum liegen. Freie Fläche schafft nicht nur Platz, sondern auch gleich einen ordentlicheren Gesamteindruck. Danach schnappst du dir beispielsweise deine Schreibtischschubladen, schön eine nach der anderen. Am Besten räumst du sie aus, sortierst wie auf der Schreibtischoberfläche Dinge aus, die du nicht mehr benötigtst, um anschließend alles Verbliebene ordentlich und sortiert wieder einzuräumen. Wichtig ist es, sich auf genau einen Bereich zu konzentrieren – schenke jedem Gegenstand deine Aufmerksamkeit.
Welche Gegenstände bringen dir Freude
Bei jedem Gegenstand, der nach deiner obigen ersten Aufräumaktion noch auf deinem Schreibtisch weilt fragst du dich anschließend: Brauche ich ihn wirklich auf meinem Schreibtisch oder in unmittelbarer Nähe? Nutze ich ihn oft, selten oder eigentlich gar nicht? Macht mich der Gegenstand glücklich? Kannst du die Frage mit ja beantworten, so darf er auf deinem Schreibtisch verweilen. Ist die Antwort jedoch nein nein oder sogar nur ein vielleicht, kommt der Gegenstand weg.
Ausmisten, verkaufen, verschenken und tauschen
Frage dich bei den Sachen, die du nicht mehr unmittelbar auf deinem Schreibtisch brauchst, ob sie komplett aussortiert werden können. Möchtest du sie behalten, so suche ihnen einen anderen angemessenen Ort. Brauchst du sie nicht mehr, so überlege dir ob du sie vielleicht jemandem schenken kannst, der sich darüber freuen würde. Bist du der Meinung, dass der Gegenstand vielleicht noch einen gewissen Wert haben könnte, dann überlege dir, ob du ihn vielleicht verkaufen oder gegen etwas anderes tauschen kannst. Such dir eine Kiste. Hier kommen solche Sachen rein.
Die übrigen Gegenstände brauchen einen festen Platz
Alle Gegenstände die bleiben, bekommen von dir einen festen Platz zugewiesen. Stifthalter, Schere, Aktenordner, Bücher, Pflanze. Wenn du etwas von ihnen benutzt oder verschiebst legst du es danach direkt wieder an seinen vorgesehenen Ort auf deinem Schreibtisch. Wenn du dieses System erst mal im Kleinen (auf deinem Schreibtisch) verinnerlicht hast, kannst du so auch sehr gut Ordnung in deine vier Wände bekommen. Mit der Zeit wird es dir sehr leicht fallen, alles an seinen Ort zurückzulegen.
In wenigen Minuten zum aufgeräumten Schreibtisch
Nimm dir täglich einige Minuten Zeit das oben beschriebene System zu wiederholen bzw. wieder herzustellen. Am besten eignet sich hier der Abend bzw. kurz vor deinem Feierabend. So kommst du am nächsten Tag an einen freundlichen und aufgeräumten Schreibtisch. Auf diese Weise kannst du den Tag schon mit einem Lächeln starten.
8 Tipps für einen produktiven und aufgeräumten Schreibtisch:
- Eingangskorb
In einem sogenannten Eingangskorb landen alle Dokumente, am besten vorsortiert, die du erhältst und noch abarbeiten musst. Seien das Unterlagen deiner Kollegen, die an dich weiter gereicht werden oder Eingangsrechnungen, die du vielleicht noch bezahlen musst. - Mehrere Mappen anlegen
Dokumente die wichtig für deine Arbeit sind, solltest du in einer Mappe abheften. Wenn du an verschiedenen Projekten arbeitest, können auch ein großer Ordner mit mehreren Abteilungen oder mehrere Mappen sinnvoll für dich sein. Dokumente aus deinem Eingangskorb, welche von dir erledigt bzw. abgearbeitet wurden, kannst du so schön sortiert abheften und hast sie bei Bedarf immer schnell griffbereit. - Ausgangskorb
Genauso wie es einen Eingangskorb gibt, macht natürlich auch ein Ausgangskorb Sinn, wenn du Dokumente hast, die deinen Schreibtisch in irgend einer Form in der nächsten Zeit verlassen werden. Beispiele sind Briefe, die du noch zur Post bringen musst, oder Dokumente, die du am nächsten Tag einem Kollegen bringen musst. - Papierkorb
Es klingt natürlich trivial, aber du benötigst auf jeden Fall einen Papierkorb; am besten direkt unter oder neben deinem Schreibtisch. Hier werden überflüssige Dokumente (z.B. Briefumschläge, Werbeprospekte, o.ä.), welche du nicht benötigst direkt entsorgt und können deinen Schreibtisch nicht voll müllen. - Gegenstände zu Erinnerungszwecken kommen weg
Befinden sich Gegenstände auf deinem Schreibtisch, die dich auf irgend eine Art an etwas erinnern sollen? Das könnte z.B. eine leere Tonerkartusche von einem Drucker sein. Schreib alles was du noch kaufen musst auf einen Zettel und finde einen Platz ganz oben in der Nähe deiner Eingangsdokumente. Schreib es auf eine kleines Whiteboard oder hefte dir eine Notiz auf deine Pinnwand. Alternativ kannst du die Gegenstände auch abfotografieren und sie dir in einen Ordner auf deinem Rechner legen. So hast du immer im Blick, was du noch besorgen musst. - Wegschmeißen
Was du nicht brauchst oder brauchen wirst, findet sofort den Weg in deinen Papierkorb. - Kurzes aufräumen vor jedem Feierabend
Wie weiter oben schon beschrieben solltest du dir zu jedem Feierabend ein paar Minuten Zeit nehmen, deinen Schreibtisch wieder in Ordnung zu bringen. Jeden Tag ein wenig Ordnung schaffen ist einfach und viel leichter als du denkst und der positive Nebeneffekt ist: Du startest einen neuen Tag immer aufgeräumt und strukturiert. - Papierloses Büro
Wenn du es schaffst möglichst ohne Papier durch deinen Büroalltag zu kommen, so kommst du dem System des papierlosen Büros schon sehr nahe. Das schafft dann noch mehr Luft und Freiraum auf deinem Schreibtisch, da unter Umständen Eingangs- und Ausgangskorb wegfallen können.
Achtung: So ziemlich alle oben genannten Punkte treffen natürlich auch auf deinen Desktop / Schreibtisch auf deinem Computer zu. Auch hier gilt: Trenne dich von Dingen, die du nicht brauchst und schaffe Platz und Freiraum für Entfaltung und Kreativität.